Документи

Пријава пројекта

Приликом подношења пријаве пројекта Ректорату Универзитета је потребно доставити:

Related image  Пријавни формулар;
Related image Списак чланова пројектног тима (који морају имати закључен уговор о раду или други радно правни основ ангажовања код реализатора пројекта или Универзитета);
Related image Сагласност Већа факултета (Већа интердисциплинарних студија) за реализацију пројекта и ангажовање наставног односно административног особља;
Related image Споразум о заједничком учешћу у реализацији пројекта (потписан од стране руководиоца пројекта, декана и Ректора, уколико се пројекат реализује на факултету, односно руководиоца пројекта и Ректора, уколико се пројекат реализује на Универзитету);
Related image документа за пријаву прописана од стране Извршне агенције, Националне агенције и/или координатора пројекта, која ће потписати ректор,

Почетак пројекта

На почетку реализације пројекта руководилац пројекта је у обавези да Ректорату Универзитета достави:

Related image Уговор о финансирању и реализацији пројекта, односно Уговор о партнерству, који ће потписати ректор;
Related image друга документа прописана од стране Извршне агенцијеНационалне агенције и/или координатора пројекта.

Отварање подрачуна и обрачун пројекта

Ради отварања подрачуна пројекта неопходно је да руководилац пројеката достави:
Related image скенирану копију потписаног уговора о финансирању и реализацији пројекта и (уколико је реч о партнерском пројекту) партнерског споразума преведог на српски језик (у складу са захтевом Министарства просвете и Министарства финансија које отвараподрачун);
Related image Одлуку о обрачунском курсу пројекта која је у складу са правилима датог програма. Уколико програмом није прописан обрачунски курс или начин на који ће се исти одредити, примењује се важећи средњи курс Народне банке Србије на дан исплате.

За пројекте у којима је Универзитет уметности координатор, руководилац пројекта је у обавези да:
Related image проследи скенирани уговор о финансирању и реализацији пројекта партнерским институцијама и Универзитету,
Related image ревидира буџет у складу са одлуком о одобреним средствима за пројекат, о томе обавести партнерске институције и ревидирани буџет достави Универзитету,
Related image припреми и свакој партнерској институцији пошаље партнерски уговор који садржи обавезе партнерске институције и буџет предвиђен за реализацију активности,
Related imageна основу потписаних партнерских уговора припреми документе за пренос средстава.

Ангажовање лица на пројекту

За сваког члана пројектног тима неопходно је доставити Универзитету у електронској форми:
Related image  Формулар са подацима о уговарачу
Related image Копију уговора о раду или другог радно правног основа ангажовања код Реализатора пројекта,
Related image  Годишњу платну листу члана пројектног тима.

Уговор

Уговор о ангажовању између Универзитета и члана пројектног тима закључује се пре почетка ангажовања лица на пројекту, за цео период ангажовања. У зависности од врсте активности, закључују се Уговор о делу или Уговор о ауторском делу.


За потребе исплате сваког појединачног трошка у току периода трајања пројекта, који се исплаћују са наменског рачуна пројекта отвореног на Универзитету, неопходно је правовремено, најкасније 10 радних дана пре датума плаћања, доставити потпуну и уредну документацију, и то према следећим категоријама трошкова:

Плаћање лица ангажованих на пројекту

Хонорари се члановима пројектног тима исплаћују на основу писаног извештаја руководиоца пројектана кварталномполугодишњем или годишњем нивоу,
након реализације одређених активности које су предвижене планом пројекта и уговором о ангажовању лица, у складу са буџетском ставком Staff costs
Свакој исплати трошкова ангажовања лица на пројекту претходи достављање следећих докумената:
Related image Збирни захтев за исплату хонорара;
Related image Налог за исплату (за појединца коме се исплаћује хонорар);
Related imageTimesheet образац који је прописан програмом финансирања (за појединца коме се исплаћује хонорар);
Related image други образсци прописани програмом финансирања – нпр. Convention for Staff Costs, Joint Declaration – (за појединца коме се исплаћује хонорар);
Related image Извештај о извршеном послу (појединца коме се исплаћује хонорар);
Related image Докази о обављеном послу и резултатима обављеног посла односно дело које је настало.

У случају да се исплата хонорара врши иностраним експертима доставља се и: 
Related image
 потврда о резидентности ПОР-2 оверена од стране надлежног органа државе резидентности;
Related image
 инструкције за уплату на лични рачун (издате и одштампане на меморандуму банке). 

Плаћање трошкова пута и боравка

Висина трошкова превоза и боравка одређује се применом износа утврђених међународним општим уговором и анексима уз исти, односно утврђених правилима међународног пројекта. Благовремено пре планираног службеног пута неопходно је доставити следећа документа:

Related image Захтев за финансирање службеног пута, потписан од стране законског заступника Реализатора пројекта,
Related image Захтев за пренос средстава.

Одмах након исплате трошкова неопходно је доставити следећа документа:
Related image Individual Travel Report уредно попуњен и потписан од стране лица које је путовало
Related image Оверене фотокопије документације која доказује да је трошак настао и друге релевантне документације, и то:
Related image Одлука о упућивању на службени пут,
Related image Налог за службени пут,
Related image Обрачун трошкова за службено путовање у земљи или Обрачун трошкова за службено путовање у иностранству, оверен од стране надлежног лица и печатом Реализатора пројекта,
Related image Извештај о службеном путу у земљи или Извештај о службеном путу у иностранству, уредно попуњен и потписан,
Related image Рачуни за трошкове службеног пута које је платио Реализатор пројекта, са припадајућим девизним и динарским изводима из банке (смештај и превоз),
Рачуни за трошкове које је лице само платило у сврху реализације службеног пута (смештај, Related imageпревоз, обавезно осигурање, виза, итд.),
Related image Доказ о укрцавању на превозно средство (нпр. boarding pass – карте и сл.),
Related image Доказ о исплаћеној аконтацији за службени пут и исплати/уплати по коначном обрачуну (девизни и динарски изводи из банке, налог благајне за исплату/уплату),
Related image Пореске пријаве са пратећим изводима из банке као доказ плаћеног порезa,
Related image други доказ о реализацији и сврсисходности боравка лица на службеном путу.

Подуговарање

Под трошковима подуговарања подразумевају се трошкови услуга које не могу бити реализоване од стране партнера на Пројекту, и то трошкови услуга као што су:
Related image Ангажовање екстерних експерата за потребе евалуације пројекта,
Related image Обавезна екстерна ревизија,
Related image ИТ курсеви,
Related image Курсеви језика,
Related image Штампање, публиковање и дисеминација,
Related image Услуге превођења,
Related image Израда и одржавањe web сајта пројекта,
Related image  Логистичкa подршкa за организацију догађаја у оквиру пројекта.

Сви трошкови подуговарања морају бити наведени и одобрени у пријави пројекта, са јасно назначеним износима и разлогом зашто ове врсте услуга не могу бити реализоване од стране партнера на Пројекту. За све врсте трошкова подуговарања које нису предвиђене и одобрене пријавом пројекта, неопходно је претходно писано одобрење од Извршне агенције. Сваки трошак подуговарања мора бити праћен склапањем уговора са пружаоцем услуге, без обзира на висину износа тог трошка.

Плаћање трошкова подуговарања

За потребе реализације трошкова подуговарања Универзитету је потребно доставити:
Related image Захтев за плаћање рачуна (2 примерка),
Related image Осталу неопходну документацију у зависности од тога да ли се поступак спроводи од стране Универзитета или другог партнера на Пројекту као и од тога да ли се спроводи поступак набавке или поступак јавне набавке конкретне услуге, те која се врста поступка спроводи.

Подуговарање није дозвољено са члановима пројектног тима и партнерима на Пројекту.

Документа и предмети настали из подуговорених активности, морају бити израђени, означени и сачувани у складу са смерницама Извршне aгенције и у сваком тренутку на захтев Универзитета доступни на увид Универзитету, НЕ+ канцеларији, Националним агенцијама задуженим за праћење реализације пројеката, Извршној агенцији или трећим овлашћеним лицима.

Пренос средстава партнерима

За сваки појединачни пренос средстава партнери Реализатору пројекта подносе Request for Payment на основу чега Руководилац пројекта Универзитету доставља  Захтев за пренос средстава партнерима у пројекту

Потврда о пореском ослобађању за обвезнике ПДВ

Набавка oпреме 

За потребе планирања и одабира поступка набавке или јавне набавке, као и врсте поступка набавке или јавне набавке, неопходно је најкасније 2 месеца од датума почетка реализације Пројекта, доставити Универзитету списак врста опреме коју би требало набавити у оквиру реализације Пројекта, са исказаним количинама, појединачном и укупном вредношћу.

Спровођење поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране Универзитета

За потребе спровођења поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране Универзитета неопходно је правовремено доставити:
Related image Захтев за спровођење поступка на Универзитету,
Related image Детаљну техничку спецификацију, потписану од стране стручног лица и Руководиоца пројекта, која ће укључивати и информације о процењеној вредности набавке/јавне набавке опреме,
Related image Решења о именовању чланова комисије за спровођење јавне набавке (сваки партнер на Пројекту, укључујући и Реализатора пројекта, доноси појединачно решење и доставља у писаној форми на адресу Универзитета),
Related image Друга документа по потреби и у зависности од тога који се поступак спроводи.

По завршеном поступку одабира понуђача, неопходно је доставити:
Related image Детаљну табелу расподеле опреме између Реализатора пројекта и/или Универзитета,
Related image Документацију потребну за спровођење поступка ослобођања од ПДВ-а (предрачун издат од стране одабраног понуђача, превод релевантне документaције оверен од стране судског тумача и друга документа према захтевима надлежне пореске управе),
Related image Захтев за плаћање рачуна,
Related image Захтеве за пренос средстава партнерима на пројекту (3 примерка), уколико је Универзитет координатор Пројекта, са копијама пратеће документације (инструкције за плаћање партнеру на Пројекту издате од стране пословне банке (доставити електронски), уговоре са изабраним понуђачима, предрачуне издате од стране одабраних понуђача, оверене ППО ПДВ обрасце, рачуне издате од стране одабраних понуђача, отпремнице, записнике о пријему опреме).

Спровођење поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране другог партнера на Пројекту

За потребе спровођења поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране другог партнера на пројекту, неопходно је правовремено доставити:
Related image захтев за именовање члана комисије за спровођење јавне набавке опреме,
Related image детаљну техничку спецификацију опреме која се набавља, потписану од стране стручног лица и Руководиоца пројекта, која ће укључивати и информације о процењеној вредности набавке,
Related image друга документа по потреби и у зависности од тога да ли спроводи поступак набавке или јавне набавке, као и која врста поступка се спроводи,
Related image детаљну табелу расподеле опреме између Реализатора пројекта и/или Универзитета.

За свако иницирање набавке опреме која није предвиђена или се битно разликује од оне која је предвиђена одобреном пријавом пројекта, неопходно је доставити писано одобрење од стране Извршне Агенције (обавезно и у случају суфинансирања и предфинансирања трошкова набавке). Сва опрема набављена у оквиру реализације Пројекта мора бити заведена на Институцији која је крајњи корисник опреме, означена Еразмус + налепницама, израђеним у складу са Правилима програма, и у сваком тренутку на захтев Универзитета доступна на увид Универзитету, НЕ+ канцеларији, Националним агенцијама задуженим за праћење реализације пројеката, Извршној агенцији или трећим овлашћеним лицима.


Документи се достављају у електронској форми на имејл адресу projects@arts.bg.ac.rs и у штампаној форми (у 2 примерка) на писарницу Ректората (соба 36).

ажурирано: 9. априла 2021.