Документа

Уговор о финансирању и реализацији пројекта потписује ректор Универзитета. Руководилац пројекта је у обавези да:
Related image проследи скенирани уговор о финансирању и реализацији пројекта партнерским институцијама и Универзитету,
Related image ревидира буџет у складу са одлуком о одобреним средствима за пројекат, о томе обавести партнерске институције и ревидирани буџет достави Универзитету,
Related image достави Универзитету Списак чланова пројектног тима на основу кога ће ректор донети Одлуку о именовању руководиоца и чланова тима пројекта,
Related image припреми и свакој партнерској институцији пошаље партнерски споразум који садржи обавезе партнерске институције и буџет предвиђен за реализацију активности,
Related image на основу потписаних партнерских уговора припреми документа за пренос средстава.

На почетку реализације пројекта и након сваке уплате средстава од стране Извршне агенције Универзитету се доставља  Одлука о обрачунској вредности евра у оквиру међународног пројекта.

Чланови пројектног тима морају имати закључен Уговор о раду или други радно правни основ ангажовања код Реализатора пројекта или Универзитета.

За потребе реализације, односно исплате сваког појединачног трошка у току периода трајања пројекта, који се исплаћују са наменског рачуна пројекта отвореног на Универзитету, неопходно је правовремено, најкасније 10 радних дана пре датума плаћања, доставити потпуну и уредну документацију, и то према следећим категоријама трошкова:

Трошкови ангажовања лица на пројекту – Staff Costs

За сваког члана пројектног тима запосленог код Реализатора пројекта неопходно је доставити Универзитету у електронској форми:

Related image Формулар са подацима о уговарачу
Related image Копију уговора о раду или другог радно правног основа ангажовања код Реализатора пројекта,
Related image Годишњу платну листу члана пројектног тима.

Уговор

Уговор о ангажовању између Универзитета и члана пројектног тима закључује се пре почетка ангажовања лица на пројекту, за цео период ангажовања. У зависности од врсте активности, закључују се Уговор о делу или Уговор о ауторском делу.

Свакој исплати трошкова ангажовања лица на пројекту претходи достављање следећих докумената:
Related image Захтев за исплату хонорара (4 примерка),
Related image Joint Declaration образац (3 примерка),
Related image Timesheet oбразац (3 примеркa),
Related image Извештај о извршеном послу/предаји дела (3 примерка),
Related image Докази о обављеном послу и резултатима обављеног посла односно дело које је настало.

Путни трошкови – Travel Costs
Трошкови боравка на службеном путу – Costs of Stay
Посебни трошкови – Exceptional costs

Пре настанка трошка неопходно је правовремено доставити следећа документа:
Related image Молба за финансирање путних трошкова и трошкова боравка на службеном путу, потписана од стране законског заступника Реализатора пројекта (3 примерка),
Related image Захтев за пренос средстава (3 примерка).

Одмах након исплате трошкова неопходно је доставити следећа документа:
Related image Individual Travel Report уредно попуњен и потписан од стране лица које је путовало (3 примерка)
Оверене фотокопије документације која доказује да је трошак настао и друге релевантне документације, и то:
Related image Одлука о упућивању на службени пут,
Related image Налог за службени пут,
Related image Обрачун трошкова за службено путовање у земљи или Обрачун трошкова за службено путовање у иностранству, оверен од стране надлежног лица и печатом Реализатора пројекта,
Related image Извештај о службеном путу у земљи или Извештај о службеном путу у иностранству, уредно попуњен и потписан,
Related image Рачуни за трошкове службеног пута које је платио Реализатор пројекта, са припадајућим девизним и динарским изводима из банке (смештај и превоз),
Related image Рачуни за трошкове које је лице само платило у сврху реализације службеног пута (смештај, превоз, обавезно осигурање, виза, итд.),
Related image Доказ о укрцавању на превозно средство (нпр. boarding pass – карте и сл.),
Related image Доказ о исплаћеној аконтацији за службени пут и исплати/уплати по коначном обрачуну (девизни и динарски изводи из банке, налог благајне за исплату/уплату),
Related image Пореске пријаве са пратећим изводима из банке као доказ плаћеног порезa,
Related image други доказ о реализацији и сврсисходности боравка лица на службеном путу.

Трошкови набавке и/или јавне набавке oпреме – Equipment

За потребе планирања и одабира поступка набавке или јавне набавке, као и врсте поступка набавке или јавне набавке, неопходно је најкасније 2 месеца од датума почетка реализације Пројекта, доставити Универзитету списак врста опреме коју би требало набавити у оквиру реализације Пројекта, са исказаним количинама, појединачном и укупном вредношћу.

Спровођење поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране Универзитета

За потребе спровођења поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране Универзитета неопходно је правовремено доставити:
Related image Захтев за спровођење поступка на Универзитету,
Related image Детаљну техничку спецификацију, потписану од стране стручног лица и Руководиоца пројекта, која ће укључивати и информације о процењеној вредности набавке/јавне набавке опреме,
Related image Решења о именовању чланова комисије за спровођење јавне набавке (сваки партнер на Пројекту, укључујући и Реализатора пројекта, доноси појединачно решење и доставља у писаној форми на адресу Универзитета),
Related image Друга документа по потреби и у зависности од тога који се поступак спроводи.

По завршеном поступку одабира понуђача, неопходно је доставити:
Related image Детаљну табелу расподеле опреме између Реализатора пројекта и/или Универзитета,
Related image Документацију потребну за спровођење поступка ослобођања од ПДВ-а (предрачун издат од стране одабраног понуђача, превод релевантне документaције оверен од стране судског тумача и друга документа према захтевима надлежне пореске управе),
Related image Захтев за плаћање рачуна (3 примерка),
Related image Захтеве за пренос средстава партнерима на пројекту (3 примерка), уколико је Универзитет координатор Пројекта, са копијама пратеће документације (инструкције за плаћање партнеру на Пројекту издате од стране пословне банке (доставити електронски), уговоре са изабраним понуђачима, предрачуне издате од стране одабраних понуђача, оверене ППО ПДВ обрасце, рачуне издате од стране одабраних понуђача, отпремнице, записнике о пријему опреме).

Спровођење поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране другог партнера на Пројекту

За потребе спровођења поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране другог партнера на пројекту, неопходно је правовремено доставити:
Related image захтев за именовање члана комисије за спровођење јавне набавке опреме,
Related image детаљну техничку спецификацију опреме која се набавља, потписану од стране стручног лица и Руководиоца пројекта, која ће укључивати и информације о процењеној вредности набавке,
Related image друга документа по потреби и у зависности од тога да ли спроводи поступак набавке или јавне набавке, као и која врста поступка се спроводи,
Related image детаљну табелу расподеле опреме између Реализатора пројекта и/или Универзитета.

За свако иницирање набавке опреме која није предвиђена или се битно разликује од оне која је предвиђена одобреном пријавом пројекта, неопходно је доставити писано одобрење од стране Извршне Агенције (обавезно и у случају суфинансирања и предфинансирања трошкова набавке). Сва опрема набављена у оквиру реализације Пројекта мора бити заведена на Институцији која је крајњи корисник опреме, означена Еразмус + налепницама, израђеним у складу са Правилима програма, и у сваком тренутку на захтев Универзитета доступна на увид Универзитету, НЕ+ канцеларији, Националним агенцијама задуженим за праћење реализације пројеката, Извршној агенцији или трећим овлашћеним лицима.

Трошкови подуговарања – Subcontracting

Под трошковима подуговарања подразумевају се трошкови услуга које не могу бити реализоване од стране партнера на Пројекту, и то трошкови услуга као што су:
Related image Ангажовање екстерних експерата за потребе евалуације пројекта,
Related image Обавезна екстерна ревизија,
Related image ИТ курсеви,
Related image Курсеви језика,
Related image Штампање, публиковање и дисеминација,
Related image Услуге превођења,
Related image Израда и одржавањe web сајта пројекта,
Related image  Логистичкa подршкa за организацију догађаја у оквиру пројекта.

Сви трошкови подуговарања морају бити наведени и одобрени у пријави пројекта, са јасно назначеним износима и разлогом зашто ове врсте услуга не могу бити реализоване од стране партнера на Пројекту. За све врсте трошкова подуговарања које нису предвиђене и одобрене пријавом пројекта, неопходно је претходно писано одобрење од Извршне агенције. Сваки трошак подуговарања мора бити праћен склапањем уговора са пружаоцем услуге, без обзира на висину износа тог трошка.

Реализација трошкова подуговарања

За потребе реализације трошкова подуговарања Универзитету је потребно доставити:
Related image Захтев за плаћање рачуна (3 примерка),
Related image Осталу неопходну документацију у зависности од тога да ли се поступак спроводи од стране Универзитета или другог партнера на Пројекту као и од тога да ли се спроводи поступак набавке или поступак јавне набавке конкретне услуге, те која се врста поступка спроводи.

Подуговарање није дозвољено са члановима пројектног тима и партнерима на Пројекту.

Документа и предмети настали из подуговорених активности, морају бити израђени, означени и сачувани у складу са смерницама Извршне aгенције и у сваком тренутку на захтев Универзитета доступни на увид Универзитету, НЕ+ канцеларији, Националним агенцијама задуженим за праћење реализације пројеката, Извршној агенцији или трећим овлашћеним лицима.

Пренос средстава партнерима

За сваки појединачни пренос средстава партнери Реализатору пројекта подносе Request for Payment на основу чега Руководилац пројекта Универзитету доставља  Захтев за пренос средстава партнерима у пројекту

Потврда о пореском ослобађању за обвезнике ПДВ